Stress och kognitiv belastning

JOBBFAM / ANPASSNINGSHJÄLPEN / KUNSKAPSFÖRDJUPNING F07

Stress och kognitiv belastning

Varför kan sådant man annars klarar plötsligt bli svårt när tempot ökar eller mycket händer samtidigt?

När kraven blir fler än vi hinner hantera

Tänk dig att du arbetar i en butik. Du ska fylla på en hylla och samtidigt hålla reda på varorna som snart måste kylas. En kund frågar efter en produkt. Telefonen ringer. En kollega ber dig göra något annat först. Plötsligt är det svårt att minnas vad du höll på med och vad som är viktigast.

Det här illustrerar kognitiv belastning: hur mycket uppmärksamhet, arbetsminne och annan tankekraft som en situation kräver. När många krav konkurrerar samtidigt blir det svårare att prioritera, minnas och genomföra uppgifter. Om situationen dessutom upplevs som hotfull, osäker eller svår att påverka kan kroppens stressreaktion förstärka svårigheterna.

Vad är stress – och varför behövs den?

Stress är kroppens och hjärnans sätt att mobilisera resurser när vi möter krav eller utmaningar. En kortvarig stressreaktion kan hjälpa oss att bli mer alerta och agera snabbt. Stress är därför en normal och ibland användbar del av livet.

Men stress fungerar inte likadant i alla situationer. När kraven är stora, pågår länge eller upplevs som svåra att hantera kan stressreaktionen bli en belastning. Effekten påverkas bland annat av hur stark och långvarig stressen är, vilken uppgift vi försöker lösa och vilka resurser och möjligheter till återhämtning vi har (McEwen, 2007; Shields et al., 2016).

Vad händer i hjärnan och kroppen?

När hjärnan bedömer att vi behöver agera kan det sympatiska nervsystemet aktiveras. Pulsen kan stiga, andningen förändras och kroppen gör sig redo för handling. Samtidigt kan hormonsystemet HPA-axeln (hypotalamus–hypofys–binjurebark) aktiveras och bidra till att kortisol frisätts. Reaktionerna hjälper kroppen att möta utmaningen men kan, när belastningen blir omfattande eller långvarig, också påverka hur vi fungerar (McEwen, 2007).

Pannlobens främre delar, som ingår i nätverk viktiga för arbetsminne, planering, flexibilitet och uppmärksamhetskontroll, är känsliga för stressrelaterade förändringar i nervsignaleringen. Forskning visar att akut stress i genomsnitt kan försämra arbetsminne och kognitiv flexibilitet, medan effekten på andra funktioner är mer sammansatt (Arnsten, 2009; Shields et al., 2016).

Det innebär inte att hjärnan stängs av eller att all stress alltid försämrar prestation. Snarare förändras förutsättningarna för att använda olika kognitiva resurser. När uppgiften kräver lugn eftertanke, flera steg eller flexibilitet kan hög belastning göra den svårare.

Varför blir det extra svårt när man är ny?

En erfaren medarbetare känner igen arbetsplatsens rutiner, ord och prioriteringar. Mycket kan utföras med mindre medveten ansträngning. Den som är ny behöver samtidigt förstå miljön, tolka instruktioner, minnas steg och lära känna människor. Samma uppgift kan därför kräva mer uppmärksamhet och arbetsminne.

Om den unga dessutom oroar sig för att göra fel eller känner att det är svårt att be om hjälp ökar kraven ytterligare. Det kan se ut som bristande koncentration eller initiativförmåga, trots att personen försöker hantera en svår situation.

Ett exempel från arbetslivet

En ung person börjar i ett café och får i uppgift att förbereda beställningar. När det är lugnt fungerar arbetet bra. Under lunchrusningen kommer flera beställningar snabbt, en kund ändrar sin order och en kollega ropar en instruktion från andra sidan lokalen.

Den unga glömmer ett moment, börjar om och blir alltmer osäker. Handledaren skulle kunna tolka det som att personen ännu inte kan uppgiften. Men en annan möjlighet är att kombinationen av tidspress, avbrott och osäkra prioriteringar gör det svårt att använda det personen redan lärt sig.

Tillsammans undersöker de vad som händer. De provar en tydlig ordningsföljd, en synlig beställningslista och att handledaren tar hand om nya frågor under de mest intensiva minuterna. Vid en senare avstämning diskuterar de om stödet fungerar och vilka förändringar som behövs.

Varför påverkas människor olika?

Vi skiljer oss åt i erfarenheter, kognitiva förutsättningar, stresskänslighet och vilka situationer vi upplever som krävande. Sömn, återhämtning, tidigare belastning, arbetsmiljö och möjligheten att få stöd spelar också roll. En person kan därför fungera väl i en lugn situation men få stora svårigheter vid hög belastning.

Att någon gör misstag under stress säger inte i sig om personen har en funktionsnedsättning eller hur stor personens förmåga är. Det är viktigt att se både individens förutsättningar och hur arbetet är organiserat.

Vad kan arbetsgivaren göra?

Börja med att undersöka vilka krav som skapar belastningen. Anpassningar ska inte bara handla om att den unga ska lära sig hantera stress, utan också om att skapa rimliga och tydliga arbetsförutsättningar. Att minska eller förändra organisatoriska riskfaktorer är en central del av arbetsmiljöarbetet (WHO, 2022).

• Gör prioriteringarna tydliga: vad ska göras först, vad kan vänta och vem beslutar när flera saker händer samtidigt?
• Minska onödiga avbrott och ge möjlighet att slutföra ett moment innan nästa påbörjas.
• Använd visuella arbetslistor och instruktioner så att personen kan hitta tillbaka till uppgiften.
• Anpassa mängd uppgifter, tempo och introduktion efter erfarenhet och aktuellt behov.
• Skapa förutsägbarhet kring förändringar, raster och vem man kan fråga om hjälp.
• Följ upp arbetets krav och resurser tillsammans med den unga; justera även arbetsorganisationen vid behov.

Frågor att fundera över på er arbetsplats

• När under arbetsdagen blir det svårast att tänka klart och hålla reda på uppgifterna?
• Vad är det som belastar mest: mängden uppgifter, tempot, avbrotten, osäkerheten eller något annat?
• Vilka arbetsmoment fungerar bra när förutsättningarna är lugnare?
• Vad skulle vi kunna förändra i arbetet för att skapa mer överblick och trygghet?

Från förståelse till anpassning

Det finns ingen enskild åtgärd som passar alla. Ett bra första steg är att tillsammans beskriva situationen, välja en eller två möjliga förändringar och följa upp om de underlättar. För vissa kan en tydlig arbetslista vara tillräcklig. För andra kan arbetsmängd, arbetstider, ljudmiljö eller ansvarsfördelning behöva förändras.

I JobbFam kan arbetsgivaren välja ”Hitta anpassningar” och få konkreta förslag. Den här texten ska erbjudas som en frivillig fördjupning, exempelvis via en popup med frågan ”Vill du förstå varför stress kan göra det svårare att tänka och minnas?”. När popupen stängs ska arbetsgivaren fortsätta på samma steg. Fördjupningen ska också finnas i den samlade kunskapsbanken.

Idé till interaktiv upplevelse: Låt deltagaren utföra en enkel uppgift med flera konkurrerande krav och sedan prova samma uppgift med tydliga prioriteringar och färre avbrott. Förklara att övningen illustrerar belastning – den återskapar inte en viss persons stressupplevelse eller funktionsnedsättning.

Kunskapsgrund och referenser (APA)

Arnsten, A. F. T. (2009). Stress signalling pathways that impair prefrontal cortex structure and function. Nature Reviews Neuroscience, 10, 410–422. https://doi.org/10.1038/nrn2648

McEwen, B. S. (2007). Physiology and neurobiology of stress and adaptation: Central role of the brain. Physiological Reviews, 87(3), 873–904. https://doi.org/10.1152/physrev.00041.2006

Shields, G. S., Sazma, M. A., & Yonelinas, A. P. (2016). The effects of acute stress on core executive functions: A meta-analysis and comparison with cortisol. Neuroscience & Biobehavioral Reviews, 68, 651–668. https://doi.org/10.1016/j.neubiorev.2016.06.038

World Health Organization. (2022). WHO guidelines on mental health at work. https://www.who.int/publications/i/item/9789240053052

Redaktionell information – före publicering

Fördjupnings-ID: F07. Tema: Stress och kognitiv belastning. Kopplingar till svårigheter och anpassningar görs genom ID i JobbFams Excel-bank och ska kontrolleras när materialet implementeras.

Kräver särskild faktagranskning av: hur akut och långvarig stress skiljs åt; formuleringarna om HPA-axeln och pannlobens funktion; generaliserbarheten från experimentella studier; samt vilka arbetsmiljöåtgärder som rekommenderas och på vilken evidensgrund.

Publiceringsstatus: EJ GRANSKAD – FÅR INTE PUBLICERAS. Granskare, datum, version och godkännande dokumenteras i arbetsinstruktionen eller dokumentets versionshistorik.