Kognitiv flexibilitet

F05 – Kognitiv flexibilitet

JobbFam | Anpassningshjälpen – frivillig kunskapsfördjupning

Varför kan förändringar vara svåra att hantera?

Så hjälper hjärnan oss att ställa om när något blir annorlunda.

Kognitiv flexibilitet – att kunna byta spår

Föreställ dig att du har lärt dig en rutin för att packa varor. Du vet vilken ordning saker ska göras i och arbetet flyter på. Plötsligt kommer en annan sorts beställning. Nu behöver du använda en ny etikett, kontrollera ett annat nummer och lägga paketet på en annan plats. För en erfaren kollega går det kanske snabbt att ställa om. För den som nyligen lärt sig rutinen kan förändringen kräva mycket koncentration.

Kognitiv flexibilitet är vår förmåga att anpassa tankar och handlingar när regler, mål eller omständigheter förändras. Det kan handla om att byta mellan arbetsuppgifter, pröva ett annat tillvägagångssätt eller se en situation ur ett nytt perspektiv (Diamond, 2013; Dajani & Uddin, 2015).

Att behöva mer tid vid en förändring betyder inte automatiskt att personen är ovillig. Ibland behöver hjärnan extra stöd för att släppa den gamla arbetsordningen och organisera den nya.

Vad händer i hjärnan?

Kognitiv flexibilitet hör till de exekutiva funktionerna, som hjälper oss att styra vårt beteende mot ett mål. När vi växlar uppgift behöver vi bland annat hålla den nya regeln i minnet, rikta uppmärksamheten mot andra detaljer och ibland bromsa ett invant sätt att agera (Diamond, 2013).

Flera samverkande hjärnnätverk bidrar, bland annat nätverk som omfattar pannlobens främre delar och hjässloben. Forskningen undersöker fortfarande hur dessa nätverk samordnas under olika former av omställning (Dajani & Uddin, 2015).

Vi kan tänka oss att hjärnan har ett tillfälligt ”arbetsläge” för den pågående uppgiften. När förutsättningarna ändras behöver arbetsläget uppdateras.

Varför tar det tid att ställa om?

Forskning om uppgiftsväxling visar att vi ofta blir långsammare och ibland gör fler fel direkt efter ett byte, även när uppgifterna var för sig är enkla. Detta brukar kallas växlingskostnad. Möjlighet att förbereda bytet kan minska kostnaden, men tar inte alltid bort den helt (Monsell, 2003).

En annan utmaning kan vara att tidigare instruktioner fortfarande känns aktuella. Den som nyss lärt sig ”lägg alla paket på vagn A” kan behöva tid och en tydlig signal för att byta till ”den här sortens paket ska till vagn B”.

När en uppgift är ny går dessutom mycket energi åt till att förstå och minnas grunderna. En förändring ökar då antalet saker som måste hanteras samtidigt. Med övning och tydliga rutiner kan många moment bli mer välbekanta och omställningen lättare.

Ett exempel från arbetslivet

En ung person på ett café har lärt sig att förbereda en viss sorts beställning. Handledaren har visat momenten och efter flera pass fungerar rutinen bra. En dag får personen en beställning med en allergianpassning och ett nytt arbetssätt.

Handledaren säger: ”Gör som vanligt, fast byt ut två ingredienser och använd den andra arbetsytan.” Den unga tvekar. Det är oklart exakt vilka delar som ska vara lika och vilka som måste ändras. Personen frågar igen eller börjar följa den vanliga rutinen av misstag.

En tydligare instruktion skulle kunna vara: ”Den här beställningen gör vi på den särskilda arbetsytan. Jag visar vilka redskap och ingredienser som gäller. Vi gör den tillsammans först.” Vid allergier måste arbetsplatsens säkerhetsrutiner alltid följas och kontrolleras av ansvarig handledare.

Varför är det olika svårt för olika personer?

Vi skiljer oss åt i förmågan att hantera snabba skiften och oväntade krav. Kognitiv flexibilitet samspelar också med arbetsminne, uppmärksamhet, förkunskaper och hur trygg personen känner sig. Trötthet, press och hög belastning kan göra det svårare att tänka flexibelt (Diamond, 2013).

En del personer kan ha mer varaktiga svårigheter med omställning, exempelvis vid vissa neuropsykiatriska eller kognitiva funktionsnedsättningar. Men samma beteende kan även uppstå när instruktionerna är otydliga, när en nybörjare saknar erfarenhet eller när förändringarna kommer för tätt. En iakttagelse på jobbet räcker aldrig för att avgöra orsaken.

Det är därför hjälpsamt att fråga personen vad som är svårt: själva överraskningen, att förstå de nya stegen, att byta arbetsuppgift eller att veta vad som gäller nu?

Vad kan arbetsgivaren göra?

Målet är att göra förändringar begripliga, förutsägbara när det går och möjliga att hantera. Några konkreta sätt att prova är:

• Förvarna när en förändring är känd: berätta vad som kommer att hända och ungefär när.
• Förklara skillnaden mellan gammalt och nytt: vad är oförändrat, och vad ska göras annorlunda?
• Visa den nya rutinen praktiskt och låt personen prova med stöd.
• Använd ett kort förändringskort eller en bildinstruktion vid ovanliga situationer.
• Minska antalet samtidiga förändringar och ge tid att avsluta eller pausa en uppgift innan nästa börjar.
• Gör det tydligt vem personen kan fråga när en ny situation uppstår.
• Följ upp efteråt: vad blev svårt och vilket stöd fungerade?

Välj och utforma stödet tillsammans med den unga. Förändringar kan ibland behöva ske direkt av säkerhetsskäl; då behöver arbetsgivaren ge tydliga instruktioner och tillräckligt stöd i stunden.

En fråga att fundera över

När ni ändrar ett arbetssätt på er arbetsplats – hur tydligt visar ni vad som ska bli annorlunda, och vad förväntar ni er att en ny medarbetare ska kunna lista ut själv?

En liten förbättring kan vara att alltid beskriva förändringen i tre delar: ”Tidigare gjorde vi så här. Nu gäller det här. Om du är osäker, fråga den här personen.”

Koppling till JobbFams Anpassningshjälp

Den här texten är en frivillig fördjupning. Den kan erbjudas via en liten fråga, till exempel: ”Vill du förstå varför det kan vara svårt när rutiner ändras?” Arbetsgivaren kan välja ”Läs mer” eller gå vidare direkt till anpassningarna.

Fördjupningen öppnas i en popup eller motsvarande. När den stängs ska arbetsgivaren fortsätta på samma steg i Anpassningshjälpen. Texten ska även kunna nås via en samlad kunskapsbank.

Relevanta kopplingar i den preliminära innehållsbanken: F05 – Kognitiv flexibilitet; särskilt B05 – Svårt när något förändras. Föreslagna anpassningar kan bland annat handla om förvarning, praktisk demonstration, tydliga övergångar och en enkel plan för förändringar. Kontrollera aktuella A-ID:n mot senaste Excel-filen före publicering.

Möjlig framtida övning: Låt besökaren först följa en enkel regel, sedan möta ett tydligt regelbyte. Övningen illustrerar omställningskrav men kan inte återskapa hur det är att ha en viss funktionsnedsättning.

Referenser (APA 7)

Dajani, D. R., & Uddin, L. Q. (2015). Demystifying cognitive flexibility: Implications for clinical and developmental neuroscience. Trends in Neurosciences, 38(9), 571–578. https://doi.org/10.1016/j.tins.2015.07.003

Diamond, A. (2013). Executive functions. Annual Review of Psychology, 64, 135–168. https://doi.org/10.1146/annurev-psych-113011-143750

Monsell, S. (2003). Task switching. Trends in Cognitive Sciences, 7(3), 134–140. https://doi.org/10.1016/S1364-6613(03)00028-7

Redaktionell kontroll före publicering

• Kontrollera alla vetenskapliga påståenden och att referenserna stöder de aktuella formuleringarna.
• Granska språk och begriplighet med arbetsgivare och gärna unga med egen erfarenhet.
• Säkerställ att exempel inte leder till förenklade slutsatser om diagnos eller personens motivation.
• Kontrollera kopplingarna mellan F05, behovs-ID och anpassnings-ID i den senaste innehållsbanken.
• Verifiera popup-flödet: frivilligt, lätt att stänga, tillgängligt och med bibehållet steg efter stängning.