Planering och igångsättning

Varför kan det vara svårt att planera och komma igång?

Fördjupning: Planering, igångsättning och hjärnans exekutiva funktioner

ARBETSYTKAST • FAKTAGRANSKNING KRÄVS FÖRE PUBLICERING

Att veta vad man ska göra är inte alltid samma sak som att komma igång

Föreställ dig att du får uppgiften att ordna ett förråd. Du vet hur saker ska sorteras och vill göra ett bra jobb. Men när du ser hyllorna, lådorna och alla föremålen blir det svårt att bestämma var du ska börja. Ska du tömma hyllorna först, sortera en låda i taget eller märka upp platserna?

För att komma igång behöver vi ofta göra flera saker nästan samtidigt: förstå målet, välja en startpunkt, planera stegen, avgöra vad som är viktigast och styra vårt beteende mot uppgiften. Det är sådant som hjärnans exekutiva funktioner hjälper oss med.

En person kan alltså ha förstått uppgiften och vara motiverad, men ändå behöva stöd för att ta det första steget. Svårigheten kan också ligga i otydliga förväntningar, brist på erfarenhet eller i hur arbetet är organiserat.

Vad händer i hjärnan?

Exekutiva funktioner är ett samlingsnamn för processer som hjälper oss att styra tankar och handlingar mot ett mål. Forskningen brukar beskriva bland annat arbetsminne, förmågan att hålla tillbaka sådant som stör och kognitiv flexibilitet som centrala delar. Mer komplex planering bygger på samspel mellan dessa funktioner (Diamond, 2013).

Pannlobens främre delar, särskilt prefrontala hjärnbarken, samverkar med andra nätverk när vi planerar, väljer handlingar, håller kvar ett mål och följer upp vad vi gjort. Det finns ingen enda ”startknapp” i hjärnan. Att påbörja en uppgift beror på flera samverkande processer, där även motivation, känslor, vana och omgivning spelar roll.

Vid välbekanta uppgifter kan många steg ske mer automatiskt. Nya eller otydliga uppgifter kräver mer aktiv planering och kontroll. Därför kan ett uppdrag som känns självklart för en erfaren handledare vara krävande för en ung person på sin första arbetsplats.

Ett exempel från arbetslivet

En ung person som arbetar i en butik får höra: ”När du är färdig här kan du snygga till lagret och sedan hjälpa till där det behövs.”

Personen går till lagret och ser osorterade varor, kartonger och tomma hyllor. Hen vet att lagret ska bli i ordning men vet inte vilket moment som ska göras först. Kanske är det dessutom oklart hur fint det ska vara, vad som är viktigast eller om hen får flytta varorna själv.

Handledaren ser att inget händer och tänker att personen saknar initiativförmåga. Men när handledaren säger ”Börja med att ställa de här fem lådorna på nedersta hyllan. Kom sedan till mig” börjar arbetet direkt.

Situationen visar varför det är viktigt att undersöka vad som hindrar arbetet, i stället för att utgå från att beteendet handlar om vilja eller ambition.

Varför kan planering och igångsättning bli svårare?

Det kan vara svårt att se helheten eller att dela upp en stor uppgift i hanterbara steg. När flera saker konkurrerar om uppmärksamheten kan det också bli svårt att välja vad som ska prioriteras. Osäkerhet om vad som förväntas eller rädsla för att göra fel kan förstärka tvekan.

Stress, sömnbrist och hög belastning kan påverka exekutiva funktioner (Diamond, 2013). Även uppgiftens utformning spelar roll: diffusa instruktioner, många samtidiga krav och oklara befogenheter kan försvåra starten för vem som helst.

Förmågan att komma ihåg att utföra något senare, så kallat prospektivt minne, är också relevant. Att veta att en uppgift ska göras räcker inte alltid för att komma ihåg att sätta igång vid rätt tillfälle (Rummel & Kvavilashvili, 2023).

Varför har människor olika lätt för detta?

Det finns individuella skillnader i exekutiva funktioner. Svårigheter med planering eller igångsättning kan förekomma vid olika funktionsnedsättningar, men också vid exempelvis stress, psykisk ohälsa, trötthet eller när en situation är ny och oöverskådlig.

Hur någon fungerar varierar dessutom mellan uppgifter och miljöer. En ung person kan ha svårt att starta en öppen uppgift utan tydlig början men vara mycket självständig när arbetsordningen är konkret och väl inlärd.

Varför hjälper tydliga startpunkter och arbetsplaner?

När arbetsgivaren gör målet, ordningen och det första steget tydliga behöver den unga fatta färre beslut innan arbetet kan börja. En kort arbetslista kan fungera som ett stöd för att hålla riktningen, och en gemensam start kan göra det lättare att gå från plan till handling.

En användbar anpassning kan vara att komma överens om följande: ”När du har packat färdigt dessa beställningar börjar du med att fylla på kartonger på hylla A. Därefter markerar du uppgiften som klar och frågar Anna om nästa steg.”

Exempel på anpassningar att pröva:

• Peka ut ett konkret första steg och vad som räknas som färdigt.
• Dela upp större uppgifter i några tydliga delmoment.
• Visa en prioriterad arbetsordning: först, sedan och sist.
• Börja tillsammans med den unga och låt stödet minska när det fungerar.
• Tydliggör vilka beslut den unga får fatta själv och vem hen kan fråga.
• Använd ett startkort, schema eller påminnelse vid återkommande arbetsuppgifter.

Stödet behöver utformas tillsammans med den unga och prövas i den verkliga arbetssituationen. Säkerhetskrav och kvalitet i arbetet ska alltid följas.

En fråga att fundera över

Hur ofta ger ni nya medarbetare uppgifter som ”ta tag i lagret”, ”se vad som behövs” eller ”jobba vidare självständigt”? Vad skulle hända om ni samtidigt gjorde startpunkten och förväntningarna tydligare?

PÅ WEBBPLATSEN: [Hitta anpassningar] • [Tillbaka till Anpassningshjälpen]

Denna kunskapsfördjupning ska erbjudas frivilligt i en popup. När den stängs fortsätter arbetsgivaren på samma steg. Texten kan också finnas i den samlade kunskapsbanken.

Referenser (APA)

Diamond, A. (2013). Executive functions. Annual Review of Psychology, 64, 135–168. https://doi.org/10.1146/annurev-psych-113011-143750

Rummel, J., & Kvavilashvili, L. (2023). Current theories of prospective memory and new directions for theory development. Nature Reviews Psychology, 2, 40–54. https://doi.org/10.1038/s44159-022-00121-4

National Institute of Mental Health. (u.å.). Executive functions program. https://www.nimh.nih.gov/about/organization/dnbbs/behavioral-science-and-integrative-neuroscience-research-branch/executive-functions-program

Redaktionell notering – tas bort före publicering

F03 hör till förklaringsbanken. Kopplingar till B03 (svårt att komma igång) och relevanta anpassningar ska kontrolleras i Excel-banken. Faktagranska särskilt neurobiologiska formuleringar, evidensen för specifika anpassningar och att exemplen inte framstår som diagnostiska slutsatser. Kontrollera samtliga källor och länkar. Ingen text är godkänd för publicering ännu.